Was für Kosten hast Du als Virtuelle Assistenz?

In diesem Beitrag gehen wir darauf ein, mit welchen Kosten Du beim Start Deiner Tätigkeit als Virtuelle Assistenz rechnen solltest. Dies ist auch wichtig für eine spätere Kalkulation Deines Stundensatzes.

Der Vorteil der Virtuellen Assistenz

Der grosse Vorteil an der Tätigkeit als Virtuelle Assistenz ist, dass Du starten kannst, ohne viel zu investieren. Grundsätzlich benötigst Du lediglich einen Laptop und ein Smartphone, und Du kannst loslegen. Alles weitere ist Dir selbst überlassen.

Ausgaben in direkter Verbindung mit Deiner Geschäftstätigkeit

Webseite:

Eine eigene Webseite ist eine gute Möglichkeit, potenzielle Auftraggeber auf Dich aufmerksam zu machen und Dein Angebot zu präsentieren. Wenn Du Deine Webseite so weit optimiert hast, dass Du mit Deinem Angebot über Google gefunden wirst, grossartig. Aber auch wenn Du mit Deiner Webseite nicht unbedingt auf Platz 1 der Google Suchrangliste stehst, ist eine eigene Webseite dennoch eine gute Visitenkarte, auf die Du potenzielle Auftraggeber:innen verweisen kannst. Es gibt aber auch viele Virtuelle Assistent:innen, die keine eigene Webseite haben, und alleine mit ihrer Social-Media-Präsenz gute Resultate erzielen. Kostentechnisch schlägt eine Webseite mit Ausgaben für die Domain, das Hosting, eventuellen Stock-Fotos und Fotos von Dir selbst zu Buche.

Buchführung:

Wenn Du eine GmbH gründest, musst Du über Deine Unternehmensaktivitäten Buch führen. Als Einzelunternehmen musst Du lediglich Deine Einnahmen und Ausgaben ausweisen können. Jedoch ist es für jedes professionell agierende Unternehmen empfehlenswert, eine solide Buchhaltung zu führen, und sich eingehend damit zu beschäftigen, wohin die Einnahmen denn eigentlich fliessen. Dies ist auch für die eigene Preispolitik und die Berechnung des Stundensatzes wichtig. Es gibt zahlreiche kostenlose Buchhaltungssoftwares. Selbst empfehlen wir die kostenpflichtige Software von Bexio. Sehr viele unserer Virtuellen Assistent:innen und auch zahlreiche KMUs arbeiten mit dieser Software und möchten sie nicht mehr missen. Bexio ist ein Schweizer Unternehmen, was den grossen Vorteil hat, dass der Kontenplan, die Aufstellungen zum Jahresabschluss sowie auch die Vorlagen auf das Schweizer Recht ausgerichtet sind. Weiter kannst Du Offerten, Rechnungen und Zahlungseingänge direkt erfassen und versenden. Wir empfehlen Dir, hier nicht zu sparen.

Werbung

Der Bereich Werbung und Marketing ist sehr vielfältig. Es gibt zahlreiche Methoden, auf Dich und Dein Unternehmen aufmerksam zu machen. Entsprechend können die Ausgaben für Google Ads, Social Media Ads, Plakate, Flyer, etc. sehr hoch sein. Du kannst aber auch auf Dich aufmerksam machen, ohne viel Geld für Marketing auszugeben. Dies geschieht dann über Deinen Content auf Social Media, Mund-zu-Mund-Propaganda, den Aufbau eines möglichst grossen Netzwerks oder die Suchmaschinenoptimierung Deiner Webseite (SEO).

Weitere Kosten in Zusammenhang mit Deinem Angebot

Weitere Kosten hängen davon ab, was Du genau anbietest, und sind sehr individuell. Wenn Du das Social-Media-Management Deiner Kunden übernimmst, hast Du vielleicht Kosten für ein gutes Planungstool oder ein Canva-Pro-Konto. Wenn Du die Buchhaltung für Deine Auftraggeber übernimmst, musst Du über eine gute Buchhaltungssoftware verfügen. Und wenn Du Transkriptionen machst, solltest Du in ein gutes Transkriptionsprogramm investieren.

Vorsorge und Versicherungen

Sozialversicherungen und Pensionskasse

Wir sind nun auf die Kosten eingegangen, die direkt mit Deiner Tätigkeit zusammenhängen. Weiter gibt es zu beachten, dass Du jetzt entweder in Deinem eigenen Unternehmen angestellt bist (z.B. im Falle einer GmbH), oder Du als Einzelunternehmer:in fungierst.

Wenn Du Angestellte:r in Deiner GmbH oder AG bist, zahlst Du Dir selbst einen Lohn aus. Dabei bezahlst Du auch Sozialversicherungsbeiträge. Als Einzelunternehmerin zahlst Du Dir selbst zwar keinen Lohn in dem Sinne aus, aber Du bekommst dennoch eine Rechnung von der Ausgleichskasse über die Sozialversicherungsbeiträge basierend auf Deinem Gewinn. Diese Ausgaben solltest Du unbedingt in die Berechnung Deines Stundensatzes miteinbeziehen.

Weiter solltest Du Dir um Deine Pensionskasse Gedanken machen. Als Angestellte:r werden dir die Beiträge an die Pensionskasse direkt vom Lohn abgezogen. In der Selbstständigkeit, hier spezifisch bei einem Einzelunternehmen, hast Du keine Pensionskasse mehr. Du hast die Möglichkeit, Dir ein Säule-3a-Konto zuzulegen, oder auf andere Weise zu sparen (z.B. über den Erwerb von Aktien, Obligationen, etc.). Mach Dir unbedingt Gedanken dazu, wie Du Dir Dein Einkommen im Alter sicherst, und informiere Dich genau über die verschiedenen Optionen. Als Einzelunternehmer:in trägst Du die alleinige Verantwortung über Deine Absicherung im Alter!

Unfallversicherung

Selbstständige sind der obligatorischen Unfallversicherung nicht unterstellt. Deshalb solltest Du Dir hier Gedanken dazu machen, wie Du Dich diesbezüglich absicherst. Verschiedene Versicherungen bieten Unfallversicherungen für Selbstständige an. Wenn Du zuvor bei einem Unternehmen in der Schweiz angestellt warst, gibt es zudem die Möglichkeit, nach Austritt eine Abredeversicherung für max. 6 Monate abzuschliessen.

Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung

Eine betriebliche Haftpflichtversicherung abzuschliessen ist wichtig. Als Virtuelle Assistenz arbeitest Du in den meisten Fällen mit Daten Deiner Auftraggeber, hast Einblick in ihr Unternehmen, oder Einfluss auf die Gewinnerzielung. Auch wenn es selten vorkommt, kann eine Unachtsamkeit oder eine Sicherheitslücke auf Deiner Seite schnell in sehr hohen Kosten resultieren. Wenn Du eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) gründest, haftet, wie der Name schon impliziert, im Zweifelsfalle nur Dein Unternehmen, und nicht Du selbst. Wenn Du jedoch ein Einzelunternehmen gründest, haftest Du auch mit Deinem Privatvermögen. Hier solltest Du erstens in der Wahl Deiner Rechtsform Vorsicht walten lassen, und in jedem Falle eine entsprechende Versicherung, lautend auf Dein Unternehmen, abschliessen.

Weiterbildung

Berücksichtige bei Deinen Ausgaben unbedingt ein Budget für die eigene Weiterbildung oder die Deiner Mitarbeiter. Als Unternehmer:in ist es wichtig, auf dem neuesten Stand der Dinge zu sein, und daher fortlaufend in Dich und Das Know-How Deines Unternehmens zu investieren. Dies kommt Dir nicht zuletzt dann zugute, wenn Du Deinen Auftraggebern neue Skills oder eine Verbesserung Deines Angebots in Rechnung stellen und evtl sogar Deine Preise erhöhen kannst.

Steuern

Gründest Du eine GmbH oder AG, wird Dein Unternehmen besteuert. Gründest Du ein Einzelunternehmen, wirst Du als Privatperson besteuert. Den Gewinn oder Verlust weist Du in deiner privaten Steuererklärung aus. Die anfallenden Steuern solltest Du in Deinen Ausgaben berücksichtigen und in Deinen Stundensatz einberechnen.

Reserven

Um langfristig gewinnbringend zu wirtschaften, ist es ratsam, in Deinem Unternehmen Reserven anzulegen. Dies federt allfällige Verluste ab, und unvorhergesehene Ausgaben gefährden nicht gleich Deine Existenz.

 

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Viel Erfolg!