Wie Du als VA Deine Produktivität steigerst

Als Virtuelle Assistenz bist Du sicherlich ein Vorbild in Sachen Organisation, Produktivität und Durchblick. Und wenn nicht, ist nun der richtige Moment gekommen, Dir die Getting-Things-Done(GTD)-Methode von David Allen vorzustellen. Lerne, wie Du Ordnung in Dein Zettelsystem bringst, eine To-Do-Liste erstellst, auf die Du Dich tatsächlich und ausschliesslich verlassen kannst und wie Du sicherstellst, dass Deine nächsten Schritte auch sicher zielführend und in Einklang mit Deiner Vision stehen. 

Unklarheit als Produktivitätskiller

Kennst Du diese Tage, an denen Du morgens aufstehst und Dir schon der Kopf schwirrt vor lauter Aufträgen, die anstehen, To Do’s, die es abzuarbeiten gibt und Ideen, denen nachzugehen Du Dir vorgenommen hast?

Und dann setzt Du Dich an den PC, und plötzlich ist alles weg.

Du öffnest Dein E-Mail-Programm und scrollst Dich durch die neuen Nachrichten. Deinen ersten Energieschub nutzt Du dafür, ein paar Anfragen zu beantworten, um dann sicher schon einmal ein bisschen produktiv gewesen zu sein.

Doch das Gefühl bleibt.

Irgendwo im Hinterkopf versteckt es sich und sagt Dir, dass Du Dir für heute doch eigentlich etwas total Wichtiges vorgenommen hast. Egal, welche Deiner Aufgaben Du gerade angehst, dieses Etwas schiebt sich immer wieder in den Vordergrund und will Deine Aufmerksamkeit.

Dieses Gefühl hat sich bei mir mit der Gründung meiner zweiten Firma Virtuelle Assistenz Schweiz verdoppelt und verdreifacht.

Im letzten Jahr und aufgrund der aktuellen Geschehnisse ist mir immer stärker bewusst geworden, was für grossartige Möglichkeiten sich uns im Rahmen der Virtuellen Assistenz eröffnen, und in welche Richtung das Ganze, nicht nur für mich, sondern für uns als Community gehen kann.

Ich hatte diese Vision, die Gewissheit, dass da etwas Grosses ist. Einen Blick auf tausend neue Wege, die sich am Horizont eröffnen.

Und doch war da diese Diskrepanz zwischen meiner Vision, meinen Zielen, und den tausend Dingen, die es auf dem Weg dorthin zu erledigen gilt. Ich habe vor lauter Bäumen den Wald, das grosse Ganze, nicht mehr gesehen. Oder vor lauter Wald die Bäume nicht mehr?

Jedenfalls kam dann David Allen…

David Allen, Getting Things Done (2001)

Die Lektüre von David Allen’s Getting Things Done hat einen derartigen Ordnungsdrang in mir ausgelöst, dass ich mich prompt dazu veranlasst fühlte, alle Zettelchen, Post-Its, Notizbuch- und Kalendereinträge, To-Do-Listen, Fotos und screenshots radikal auszusortieren oder ihnen einen richtigen Platz zuzuweisen.

Damit und mit ein paar einfachen Techniken habe ich mir und meinem Business die Struktur gegeben, die nötig war, um effizient und zielgerichtet zu arbeiten und im Alltag den Fokus zu behalten.

Du willst das auch? Dann gehen wir doch noch einmal zurück auf Anfang.

Oder wie Allen in seinem wirklich zeitlosen Werk schon sagte:

“define what done means and what doing looks like”.

Der erste Teil, “Define what done means”, heisst eigentlich nichts anderes, als dass Du Dir Deiner Vision und Deiner Ziele bewusst wirst und Dir überlegst, wie Du diese erreichen kannst.

Hierbei werden die folgenden 6 Ebenen unterschieden:
5 life (z.B. finanziell unabhängig sein)
4 long-term vision (für das bezahlt werden, was Du gerne tust)
3 one- to two-year goals (10 langfristige Kundenbeziehungen aufbauen)
2 area of focus (Kundenstamm aufbauen)
1 current projects (neue Kundin gewinnen)
0 next action (potenzielle Kundin anrufen)

Ebene 0 bezeichnet den ground state, wo die Implementation der Strategie in den Alltag stattfindet, und beschreibt demnach “what doing looks like”.

Ob Du diese Horizonte nun von oben nach unten oder von unten nach oben betrachtest: es geht vor allem darum, dass Du bei allem, was Du tust und Dir überlegst, immer in Einklang mit den anderen 5 Ebenen bist. So ergibt sich das “vertical processing”. Dieses gewährleistet, dass Du strukturiert und auf einer (im besten Falle) geraden roten Linie auf das (definierte) Ziel zugehst.

Im Klartext: frage Dich einmal ganz konkret, warum Du eigentlich tust, was Du tust, und definiere die nächsten Schritte bis zum Ziel. Oder besser gesagt: den ersten Schritt.

 

 

Der erste Schritt Richtung Ziel

Nicht umsonst sagt man, der erste Schritt ist immer der Schwerste. Es ist aber auch der Wichtigste. Denn einen ersten Schritt, eine “next action” für ein Projekt zu definieren, lässt das gesamte Vorhaben gleich viel einfacher erscheinen. Auch wenn dieser je nachdem nur 5 Minuten in Anspruch nimmt. Den unmittelbar nächsten Schritt eines Projekts herauszukristallisieren, erleichtert Dir den Denkprozess enorm. Ausserdem hilft es, sich damit auf etwas Machbares zu fokussieren. Es steigert Dein Selbstvertrauen, Deine Energie und Deine Motivation!

Um die vielen nächsten Schritte unter Kontrolle zu behalten, erstellst Du Dir am besten EINE To-Do-Liste.

Die To-Do-Liste

Die To-Do-Liste wird zu Deinem wichtigsten Begleiter im Alltag werden. Wenn Du es richtig anstellst.

Achte darauf, dass Du Dich nicht verzettelst. Und zwar im wahrsten Sinne des Wortes. Um Dich zu 100% auf Deine To-Do-Liste verlassen zu können, ist es wichtig, dass Du alle, wirklich ALLE To-Dos in Deiner To-Do-Liste vermerkst, die Dir in den Sinn kommen. Du musst sicher sein, dass nicht sonst noch irgendwo ein Zettel mit To-Do’s herumliegt, denn dann vertraust Du Deiner To-Do-Liste nicht.

In die To-Do-Liste kommt alles, was sich nicht gleich in 2 Minuten abarbeiten lässt. Was sich in weniger als 2 Minuten tun lässt, erledige am besten sofort.

Überlege Dir eine Strategie, wie Du auf hängige Sachen in Deinem Bewusstsein und Unterbewusstsein zugreifen kannst. Sobald etwas in den Vordergrund rückt, schreibe es auf. Mach Dir eine Liste mit allen Lebensbereichen, in welchen To-Do’s auftreten können. Denke an Finanzen, Aufträge, Erledigungen, Administration, Steuern, Marketing, Networking, Leuten zurückschreiben etc. Schreibe Dir dabei auch private To-Do’s auf, denn das Gehirn unterscheidet nicht.

Unterteile Deine To-Do-Liste in folgende 3 Kategorien:

• eine To-Do-Liste mit aktuellen Tasks. Sieh Dir die Liste jeden Tag an, und überlege Dir, was Du am jeweiligen Tag erledigen musst. Setze Prioritäten, indem Du die drei wichtigsten To-Do’s markierst. Verschiebe auf den nächsten Tag, was Du doch nicht geschafft hast.
• eine Warteliste für die Dinge, die Du ausgelagert hast oder bei denen Du auf eine Antwort wartest. So behältst Du alles im Blick und kannst Drittpersonen wenn notwendig an ihre Tasks erinnern.
• eine Someday-Liste für alles, was gerade keine Priorität hat, Du aber irgendwann in Angriff nehmen oder weiterverfolgen möchtest. (z.B. Geld anlegen, ein Coaching bei einer bestimmten Person buchen, ein neues Tool ausprobieren, Gitarre spielen lernen, etc.). Auch wenn Dir etwas gerade nicht so wichtig erscheint oder Dir nicht in den Kram passt, solltest Du es dennoch niederschreiben. Das ist deshalb so wichtig, weil Dich Dein Unterbewusstsein sonst immer wieder daran erinnern wird, weil Du es ja doch vergessen könntest. So nimmt dieses To Do, auch wenn es noch so unwichtig ist, unnötig Platz in Deinem Gedächtnis ein.

Scheinbar unwichtige Dinge benötigen genau gleich viel Platz wie wichtige Dinge!

Ein Kalender für zeitkritische Termine

Erstelle einen Kalender für zeitkritische To-Do’s, Termine also, die Du nicht verpassen und auch nicht einfach auf den nächsten Tag verschieben kannst. Dazu gehören zum Beispiel vereinbarte Termine mit Kunden und Events. Achte darauf, dass Du Deine Kalendereinträge nicht mit Deinen To-Do’s vermischst. Schreibe keine To-Do’s in den Kalender, nur weil Du Dir vornimmst, etwas an einem bestimmten Tag zu machen. So übersiehst Du sonst vielleicht die wirklich zeitkritischen Termine. Das ist sehr wichtig, sonst funktioniert das ganze System nicht.

Referenzmaterial

Referenzmaterialien bezeichnen Dinge, aus denen Du momentan zwar keine To-Do’s ableitest, auf die Du aber früher oder später zurückgreifen möchtest. Diese solltest Du separat ablegen. Ich benutze für dieses Material die App Evernote, und arbeite wiederum mit verschiedenen Kategorien. Grob unterscheide ich zwischen Privatem (Filme, Bücher, Reisen) und Geschäftlichem (Marketingtipps, Zitate, Kursnotizen, Learnings etc.).

Das Ziel

Wichtig ist bei diesem ganzen Vorhaben, dass alles von Deiner mentalen Festplatte weg kann.

Je mehr Du Dir aufschreibst, desto besser. Habe keine Angst vor einer langen To-Do-Liste. Es ist ja nicht so, als wäre sie vorher nicht schon da gewesen. Wenn Du nun weisst, dass Du nichts Wichtiges vergessen könntest, kannst Du Dich voll und ganz auf eine Sache konzentrieren und hast dabei Deinen Seelenfrieden.

Das Resultat sieht bei David Allen dann so aus:

Allen ordnet die Somedays bei den Dingen ein, bei denen gerade keine “next action” abzuleiten ist. Ich hingegen habe sie als eigene Kategorie zu meinen To-Do’s hinzugefügt. Der Grund dafür ist, dass ich diese Liste so eher einmal aktualisiere und sie schneller in die aktuellen To-Do’s verschieben kann.

Und wenn es Projekte gibt, bei denen gerade keine “next action” ansteht, lasse die Kategorie trotzdem bestehen. Sie dient Dir als Platzhalter und als Erinnerung für Prozesse, die vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktuell werden.

Steigere Deine Motivation und komme in den Flow

Klar, am Anfang erfordert es etwas Arbeit, alles aufzugleisen und Dir Deine Struktur zu schaffen. Am besten schaufelst Du Dir wirklich zwei volle Tage frei, an denen Du nicht gestört wirst, und ziehst es durch.

Mithilfe der GTD-Methode haben ich meinem Business nicht nur mehr Struktur und Klarheit verliehen, ich habe ausserdem gemerkt, dass ich mir damit viel mehr mentalen Raum schaffen kann. Mentalen Raum, den ich für das Schreiben nutzen kann. Den ich auch nur dann nutze, wenn ich wirklich weiss, dass ich nichts Dringenderes vergessen haben könnte. So löst sich jegliche Schreibblockade und ich komme in einen Flow, den ich mir selbst zu schaffen immer Mühe hatte.

Ausserdem wirst Du sehen: Dich wieder einmal Deiner Vision zu besinnen steigert die Motivation ins Unermessliche. Dann stellt auch die Frage nach der Produktivität kein Problem mehr dar.

Wenn Du also manchmal das Gefühl hast, dass es Deinem Vorhaben an Struktur und einer roten Linie fehlt, oder Du gerade einfach einen kleinen Motivationsschub benötigst, hilft Dir dies bestimmt.

Du benötigst mehr Unterstützung? 

Und wenn Du doch noch etwas mehr Unterstützung benötigst, melde Dich doch als Mitglied in unserer Community an.

Profitiere von der tollen Unterstützung innerhalb unseres Netzwerks, oder melde Dich bei mir für ein individuelles Gespräch.

Viel Erfolg und wie gesagt: immer ein Schritt nach dem anderen 🙂

 

Onlinekurs für Schweizer VA

Wenn du gerade zu Beginn deiner Selbständigkeit noch viele Fragen hast und gerne an die Hand genommen wirst, bietet sich unser Onlinekurs für dich an. Er richtet sich spezifisch an dich als Virtuelle Assistenz, wenn du noch am Anfang stehst, und gibt dir konkrete Anweisungen und Tipps zu Buchhaltung, Anmeldung bei der Ausgleichskasse, Webseite, Social Media, Kundengewinnung, hilfreichen Tools etc.

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Viel Erfolg!