Als Virtuelle Assistenz bei der Ausgleichskasse anmelden?

Du gründest also ein Unternehmen.

Nun hast Du bzgl. der Rechtsform verschiedene Möglichkeiten (Einzelunternehmen, GmbH, AG, etc.), von denen alle ihre Vor- und Nachteile haben.

Eine GmbH zum Bespiel empfiehlt sich dann, wenn schon zu Beginn an relativ hohe Investitionskosten anstehen. Hier haftest Du nur mit dem Unternehmenskapital, wenn das Ganze schiefgeht.

Die einzelnen Vor- und Nachteile werden bereits in zahlreichen Übersichten beschrieben (z.B. hier).

Ich selbst habe als Einzelunternehmerin gestartet bzw. ein Einzelunternehmen gegründet. Dabei hält sich der bürokratische Aufwand in Grenzen. Ein Nachteil besteht darin, dass ich im Falle eines Verlusts auch mit meinem Privatvermögen hafte.

Eine GmbH oder auch eine AG zu gründen hat sich für mich jedoch nicht gelohnt, da ich zu 100% online tätig bin und nicht viel mehr Ausgaben habe als jene für Versicherungen, Buchhaltung und Marketingausgaben. Das finanzielle Risiko ist also überschaubar.

Erste Schritte im Unternehmertum

Was ich tun musste, um loslegen zu können?

Eigentlich nicht viel.

Ich musste mich lediglich bei der Wahl des Firmennamens vergewissern, dass mein Nachname darin vorkommt.

Als Firmenname habe ich SJnonym gewählt. Mit diesem Namen wollte ich fortan auftreten. Da darin mein Nachname aber nicht enthalten ist, habe ich mich für den Zusatz “by Sandra Jörimann” entschieden. Das kann aber auch anders gelöst werden, z.B. hätte ich die Firma einfach “Jörimann Assistance” nennen können. Hier wäre mein Nachname schon im Firmennamen enthalten.

Ob mit Zusatz oder nicht: wichtig ist, dass der vollständige Name auf der Webseite, auf offiziellen Dokumenten, Rechnungen und Werbematerial angegeben wird.

Anmeldung bei der Ausgleichskasse 

Wie schon erwähnt musst Du Dich, wenn Du regelmässig Rechnungen für eigene Dienstleistungen oder Produkte stellst, ab 2300 CHF Gewinn bei der Ausgleichskasse anmelden.

Sobald Deine Geschäftstätigkeit von der Ausgleichskasse anerkannt wurde, musst Du Sozialversicherungsbeiträge bezahlen.

Beachte bitte, dass die Anmeldung und die Bezahlung der Sozialversicherungsbeiträge in erster Linie Deiner Sicherheit dient, sonst hast Du später Lücken in den Beiträgen. Und eine volle AHV-Rente erhält nur, wer 44 Jahre (Frauen 43 Jahre) lang AHV-Beiträge bezahlt hat. Fehlende Beträge kannst Du bis 5 Jahre später nachzahlen.

Formular zur Anmeldung

Die Anmeldung an sich ist wirklich keine grosse Sache. In erster Linie füllst Du ein Formular mit allen Angaben zur Geschäftstätigkeit aus.

Das Ausfüllen des Formulars ist grösstenteils selbsterklärend. Einzig bei der Angabe zur Geschäftstätigkeit (“Erwerbszweig”) herrscht manchmal Ratlosigkeit. Bei mir wurde “Internetdienstleistungen” akzeptiert. “Virtuelle Assistenz” funktioniert auch, wie ich aus diversen Quellen weiss.

Das Formular des Kanton Zürich findest Du hier.

Alles, was die Geschäftstätigkeit belegt, soll dem Formular beigelegt werden. Das sind beispielsweise Belege von Investitionen, Werbematerialien, Verträge und Rechnungen an bisherige Kunden.

Jedenfalls habe ich das Ganze dann eingereicht und… gewartet.

Nach 3 Monaten wurde meine Geschäftstätigkeit offiziell anerkannt. Es kann aber gut und gerne auch ein halbes Jahr dauern. Einen weiteren Monat später habe ich meine Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) erhalten.

Nun kann ich offiziell und im Rahmen meines angegebenen Tätigkeitsbereichs walten. Würde sich meine Geschäftstätigkeit ausweiten oder ändern, müsste ich erneut einen Antrag stellen.

Rechnungen für Sozialversicherungsbeiträge

Jetzt habe ich also die Unterlagen der Ausgleichskasse und damit auch gleich die ersten Rechnungen erhalten.

Den Beginn meiner Geschäftstätigkeit habe ich auf Anfang 2019 geschätzt, weshalb ich nachträglich eine Rechnung für das Jahr 2019 erhalten habe. Das war mir vorher nicht bewusst. Ich bin davon ausgegangen, dass das Jahr 2019 noch nicht abrechnungspflichtig sein wird, da ich damals die 2300 CHF Gewinn noch nicht erreicht hatte. Falsch gedacht.

Gleichzeitig habe ich die provisorische Aufstellung für das Jahr 2020 inkl. Rechnung für das erste Halbjahr 2020 erhalten.

Die Höhe der Beiträge richtet sich nach dem im Beitragsjahr erzielten Erwerbseinkommen und dem Eigenkapital.

Sei Dir bewusst, dass Du Beiträge an die AHV, IV und EO vollumfänglich selbst bezahlst. Wenn Du hingegen angestellt bist, übernimmt Dein Arbeitgeber die Hälfte der Kosten. Zusätzlich zu AHV, IV und EO bezahlst Du Familienzulagen und Verwaltungskosten.

Hier kannst Du die Beiträge im Kanton Zürich kalkulieren.

Die Rechnungsstellung erfolgt üblicherweise im März, Juni, September und Dezember. Du erhältst eine provisorische Rechnung für das vergangene Quartal, basierend auf Deinen Angaben oder den Vorjahresdaten.

Die definitive Rechnung erstellt die Ausgleichskasse erst anhand der Steuererklärung.

Nun habe ich mir mit der Bezahlung der Rechnung erst einmal Zeit gelassen, weil ich alles durchrechnen wollte.

Etwas zu viel Zeit.

Prompt sind die ersten Mahnungen ins Haus geflattert. Eine für das Jahr 2019 und eine für das Jahr 2020. Die Verzugszinsen betragen 5%. Die erste Mahnung kann je nach Rechnungsbetrag bis zu 200 CHF kosten. Zudem wird bei Nichtbezahlung der ersten Mahnung die Betreibung eingeleitet. Ich habe nach der ersten Mahnung also alles sofort bezahlt. Und das wird mir sicher auch kein zweites Mal geschehen.

Bezahlt eure SVA-Rechnungen also immer sofort, sonst kann es teuer werden.

Fazit 🙂

Nun bin ich seit ein paar Monaten offiziell als Einzelunternehmerin gemeldet, die Anmeldung einer zweiten Firma folgt auf dem Fuss, und ab jetzt bezahle ich meine Beiträge immer gleich.

Und vergiss nicht: die Anmeldung ist wichtig und dient Deiner Sicherheit, denn sonst hast Du später Lücken in den Beiträgen.

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